Kiedy zgłosić zdarzenie pod numer alarmowy
Pożar, dym w budynku, wyczuwalny gaz, wypadek drogowy z osobami poszkodowanymi lub inne bezpośrednie zagrożenie życia i zdrowia wymagają pilnego zgłoszenia. W takich sytuacjach należy dzwonić pod 112 lub 998, a nie na numer biurowy jednostki znaleziony w katalogu. Dyspozytor przyjmie zgłoszenie i skieruje odpowiednie służby. Nie trzeba samodzielnie ustalać, która jednostka straży pożarnej jest najbliżej miejsca zdarzenia.
Podczas rozmowy należy podać dokładne miejsce zagrożenia, rodzaj zdarzenia oraz informację, czy ktoś jest poszkodowany lub pozostaje w budynku. W Sandomierzu pomocne może być wskazanie nazwy ulicy, numeru budynku, piętra i wejścia; poza zabudową – pobliskiego skrzyżowania lub innego łatwego do rozpoznania punktu. Rozmowy nie należy kończyć przed dyspozytorem. Jeśli można to zrobić bez narażania siebie, trzeba oddalić się od zagrożenia i uprzedzić osoby znajdujące się w pobliżu. Pożaru nie należy próbować gasić, gdy odcina drogę ewakuacji albo szybko się rozprzestrzenia.
Sprawy niewymagające interwencji ratowniczej
Kontakt z jednostką straży pożarnej może dotyczyć ochrony przeciwpożarowej, działań edukacyjnych, zasad postępowania w razie pożaru lub informacji o właściwym trybie złożenia pisma. Przed telefonem należy ustalić, czy sprawa dotyczy Państwowej Straży Pożarnej, czy konkretnej ochotniczej straży pożarnej. Jednostki OSP prowadzą działalność lokalną i uczestniczą w działaniach ratowniczych, ale nie zastępują komendy PSP w sprawach urzędowych. Jeśli chodzi o dokumenty związane z budynkiem lub prowadzoną działalnością, dobrze przygotować adres obiektu, opis sprawy i posiadane pisma. Telefonicznie można ustalić, do jakiej komórki skierować zapytanie oraz czy dokumenty należy złożyć osobiście, pocztą czy elektronicznie.
Przygotowanie do kontaktu i wizyty
Przed wizytą należy sprawdzić aktualny adres, numer telefonu i godziny obsługi podane przez daną jednostkę. W przypadku pisma przydatne będą dane osoby lub podmiotu składającego sprawę, adres do korespondencji i zwięzły opis żądania. Gdy sprawa dotyczy obiektu, należy podać jego lokalizację; jeśli jest kontynuacją wcześniejszej korespondencji, również datę i znak pisma. Zakres wymaganych dokumentów zależy od rodzaju sprawy, dlatego szczegóły najlepiej potwierdzić bezpośrednio w jednostce przed przyjazdem. Numery kontaktowe służące do załatwiania spraw administracyjnych nie są właściwym sposobem zgłaszania trwającego zagrożenia – w takim przypadku obowiązują numery alarmowe.